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倉庫異常情況的處理機制

放大字體  縮小字體 發布日期:2022-01-30  來源:食品供應鏈管理公眾號  作者:網絡  瀏覽次數:134
核心提示:倉庫異常情況的處理機制
   我們都知道:任何倉庫的流程都是需要人去執行的,有人為操作的地方就有出現異常的可能,這些是非系統能夠解決的。
 
  當我們在進行倉庫管理的過程,發現了異常情況后,通常是第一時間對問題進行補救,然后梳理問題的成因進行流程的改造或設計,來彌補異常情況可能會帶來的各種問題。本文將從收貨和發貨兩個最容易出現問題的環節對倉庫異常情況的處理進行探討。
 
  一、收貨異常
 
  收貨異常就是指收到的貨品與采購清單上的不一致,而且無法立刻與供應商確認并作更正的情況。這是大略的說法,在實際操作中,收貨異常會有在如下幾種情況下發現:
 
  收貨人員與供應商清點時未發現問題,供應商離開后才發現
 
  供應商并未自己送貨,而是委托了第三方的物流公司送貨,并發現問題
 
  此類收貨發生錯誤的情況很常見,如何處理呢?有兩種做法:
 
  只收正確的貨品,有問題的先不收,等待與供應商的溝通和確認結果;
 
  此種做法不會影響庫房內的正常庫存,但是會導致與供應商對帳的差異,異常商品放在收貨區中不入庫,缺少系統的控制和管理,有時候會導致拖沓和低效,我曾經看到有問題收貨半年還沒有解決掉的。
 
  先全部收下,但是正確的貨品進入正?射N售庫存,而問題商品進入不可銷售庫存,并通知采購和供應商;
 
  此種做法會導致不可銷售庫存增加,但是它的優點很多。首先,這里不是被動地等待問題解決,而是主動地把問題納入到系統中去;其次,將問題納入到系統中去后,易于控制和管理;最后,問題商品入庫,也有利于后續的退供應商的操作;
 
  以上的兩種做法只能解決送貨錯誤(需要A商品送成B商品)和商品存在問題(包裝不好)的情況,對于商品的數量出錯的情況無法解決。實際上,這種情況無法通過系統解決,只能加強溝通。
 
  這一異常方面最后需要強調的一點是,收貨異常解決時,供應商的配合很重要(當然,供應商最不敢惹的就是收貨)。例如,如果供應商會一直通過第三方物流送貨,那在簽訂采購合同的時候,就應該注明,一旦出現差異,由于供應商本人無法在場,就必須統一按照收貨的意見收貨。
 
  二、發貨異常
 
  和收貨異常類似,發貨異常就是指客戶在收到的商品與其訂單內容不一致。相對于收貨異常處理的相對簡單,發貨異常的處理就要麻煩很多了。
 
  首先,先對發貨異常作一些細分:
 
  A. 訂單中原來就有的某一件商品多發/少發;
 
  B. 訂單中不存在的某一件商品多發;
 
  C. 兩個訂單相互發錯;
 
  D. 訂單中某一件商品發錯;
 
  下面談談解決辦法,首先要注意的是,發現發貨錯誤,絕大部分情況下都是客戶反映情況后才會了解的。
 
  A. 訂單中原來就有的某一件商品多發/少發;
 
  若某一商品A多發N件,客戶多收到N件A商品后,主動反饋,說明客戶是愿意歸還這部分商品的,所以實物是可以收回的。系統中要做的操作是,作兩次盤點操作,第一次盤虧N件A商品,原因是發錯貨;第二次盤盈N件A商品,原因是客戶善意歸還。
 
  也許有人覺得這兩次盤點的結果可以完全抵消,因此完全沒有必要做,直接把貨放回的貨位上即可。
 
  B. 訂單中不存在的某一件商品多發:
 
  這種情況也肯定是客戶主動反饋的,類似于訂單中原來就有的商品多發的情況。系統上的操作方式也一樣,通過兩次盤點,一次盤虧,反映發貨錯誤的實際問題,另一次盤點,將庫存平掉。
 
  C. 兩個訂單相互發錯:
 
  兩個訂單的相關客戶至少有一個會主動反饋的,不妨把主動反饋的客戶的應得訂單稱為A,另外一個訂單稱為B。這種情況下,首先需要根據A訂單客戶所收到實物,查出B訂單相關的客戶來,并主動聯系B客戶,請其歸還商品。
 
  若B客戶愿意歸還商品,那企業實際上是沒有損失的,與前面的多發、少發情況類似,可以通過盤點的方式來平帳。在系統上的操作應為:
 
  1) 盤盈A訂單(客戶A所需要的A訂單被B客戶收到并歸還);
 
  2) 盤盈B訂單(客戶B所需要的B訂單被A客戶收到并歸還);
 
  3) 重新生成A訂單和B訂單,發給相對應的正確客戶;
 
  可以注意到,以上的3步操作恰好相互抵沖,在財務上實際是沒有損失的。
 
  若B客戶不愿意歸還商品,那企業實際上是蒙受了損失,財務帳上是無法做平的,系統上的操作應為:
 
  1) 盤盈B訂單(客戶B所需要的B訂單被A客戶收到并歸還);
 
  2) 重新生成A訂單發給A客戶;
 
  以財務的觀點來看,由于訂單相互發錯,而且B客戶拒絕歸還A訂單的商品的整體后果,相當于公司錯誤地將給出了A商品,收回了B的錢,則公司的“收益”是B-A。
 
  D. 訂單中的某一件商品發錯:
 
 。ㄓ谜Z言表現那些邏輯太不給力了,下面使用表格)訂單中某一件商品發錯,系統記錄與實物的流轉可以用如下的表來解釋:
 
  可以看到,再次發貨后,兩件商品的系統帳面數量與實物數量都不符合,需要通過盤點來作調整! ∥覀兌贾溃喝魏蝹}庫的流程都是需要人去執行的,有人為操作的地方就有出現異常的可能,這些是非系統能夠解決的。
 
  當我們在進行倉庫管理的過程,發現了異常情況后,通常是第一時間對問題進行補救,然后梳理問題的成因進行流程的改造或設計,來彌補異常情況可能會帶來的各種問題。本文將從收貨和發貨兩個最容易出現問題的環節對倉庫異常情況的處理進行探討。
 
  一、收貨異常
 
  收貨異常就是指收到的貨品與采購清單上的不一致,而且無法立刻與供應商確認并作更正的情況。這是大略的說法,在實際操作中,收貨異常會有在如下幾種情況下發現:
 
  收貨人員與供應商清點時未發現問題,供應商離開后才發現
 
  供應商并未自己送貨,而是委托了第三方的物流公司送貨,并發現問題
 
  此類收貨發生錯誤的情況很常見,如何處理呢?有兩種做法:
 
  只收正確的貨品,有問題的先不收,等待與供應商的溝通和確認結果;
 
  此種做法不會影響庫房內的正常庫存,但是會導致與供應商對帳的差異,異常商品放在收貨區中不入庫,缺少系統的控制和管理,有時候會導致拖沓和低效,我曾經看到有問題收貨半年還沒有解決掉的。
 
  先全部收下,但是正確的貨品進入正?射N售庫存,而問題商品進入不可銷售庫存,并通知采購和供應商;
 
  此種做法會導致不可銷售庫存增加,但是它的優點很多。首先,這里不是被動地等待問題解決,而是主動地把問題納入到系統中去;其次,將問題納入到系統中去后,易于控制和管理;最后,問題商品入庫,也有利于后續的退供應商的操作;
 
  以上的兩種做法只能解決送貨錯誤(需要A商品送成B商品)和商品存在問題(包裝不好)的情況,對于商品的數量出錯的情況無法解決。實際上,這種情況無法通過系統解決,只能加強溝通。
 
  這一異常方面最后需要強調的一點是,收貨異常解決時,供應商的配合很重要(當然,供應商最不敢惹的就是收貨)。例如,如果供應商會一直通過第三方物流送貨,那在簽訂采購合同的時候,就應該注明,一旦出現差異,由于供應商本人無法在場,就必須統一按照收貨的意見收貨。
 
  二、發貨異常
 
  和收貨異常類似,發貨異常就是指客戶在收到的商品與其訂單內容不一致。相對于收貨異常處理的相對簡單,發貨異常的處理就要麻煩很多了。
 
  首先,先對發貨異常作一些細分:
 
  A. 訂單中原來就有的某一件商品多發/少發;
 
  B. 訂單中不存在的某一件商品多發;
 
  C. 兩個訂單相互發錯;
 
  D. 訂單中某一件商品發錯;
 
  下面談談解決辦法,首先要注意的是,發現發貨錯誤,絕大部分情況下都是客戶反映情況后才會了解的。
 
  A. 訂單中原來就有的某一件商品多發/少發;
 
  若某一商品A多發N件,客戶多收到N件A商品后,主動反饋,說明客戶是愿意歸還這部分商品的,所以實物是可以收回的。系統中要做的操作是,作兩次盤點操作,第一次盤虧N件A商品,原因是發錯貨;第二次盤盈N件A商品,原因是客戶善意歸還。
 
  也許有人覺得這兩次盤點的結果可以完全抵消,因此完全沒有必要做,直接把貨放回的貨位上即可。
 
  B. 訂單中不存在的某一件商品多發:
 
  這種情況也肯定是客戶主動反饋的,類似于訂單中原來就有的商品多發的情況。系統上的操作方式也一樣,通過兩次盤點,一次盤虧,反映發貨錯誤的實際問題,另一次盤點,將庫存平掉。
 
  C. 兩個訂單相互發錯:
 
  兩個訂單的相關客戶至少有一個會主動反饋的,不妨把主動反饋的客戶的應得訂單稱為A,另外一個訂單稱為B。這種情況下,首先需要根據A訂單客戶所收到實物,查出B訂單相關的客戶來,并主動聯系B客戶,請其歸還商品。
 
  若B客戶愿意歸還商品,那企業實際上是沒有損失的,與前面的多發、少發情況類似,可以通過盤點的方式來平帳。在系統上的操作應為:
 
  1) 盤盈A訂單(客戶A所需要的A訂單被B客戶收到并歸還);
 
  2) 盤盈B訂單(客戶B所需要的B訂單被A客戶收到并歸還);
 
  3) 重新生成A訂單和B訂單,發給相對應的正確客戶;
 
  可以注意到,以上的3步操作恰好相互抵沖,在財務上實際是沒有損失的。
 
  若B客戶不愿意歸還商品,那企業實際上是蒙受了損失,財務帳上是無法做平的,系統上的操作應為:
 
  1) 盤盈B訂單(客戶B所需要的B訂單被A客戶收到并歸還);
 
  2) 重新生成A訂單發給A客戶;
 
  以財務的觀點來看,由于訂單相互發錯,而且B客戶拒絕歸還A訂單的商品的整體后果,相當于公司錯誤地將給出了A商品,收回了B的錢,則公司的“收益”是B-A。
 
  D. 訂單中的某一件商品發錯:
 
 。ㄓ谜Z言表現那些邏輯太不給力了,下面使用表格)訂單中某一件商品發錯,系統記錄與實物的流轉可以用如下的表來解釋:
 
  可以看到,再次發貨后,兩件商品的系統帳面數量與實物數量都不符合,需要通過盤點來作調整。
編輯:foodqm

 
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